Vertrieb & CRM
Firefly Trudea
Von der ersten Anfrage bis zur Rechnung, mit dem richtigen Steuerfall auf jeder Position.
Das Problem
Anfragen kommen über das Webformular, ins persönliche Postfach und am Telefon, Angebote entstehen in Word, die Kundenliste lebt in Excel. Ob der Steuerfall stimmt und ob die Ware rechtzeitig da ist, prüft jemand von Hand, wenn überhaupt.
So läuft es
Was sich mit Trudea ändert
Von der Anfrage zum Angebot
- Anfrage kommt rein
- Kunde erkannt oder angelegt
- Angebot aus Vorlage
- Versand per Mail
Anfragen aus Webformular, verbundenem Postfach oder von Hand landen an einem Ort. Trudea erkennt Dubletten und schlägt Firmendaten aus VIES und der Website vor. Das Angebot entsteht aus einer Vorlage, mit optionalen und alternativen Positionen, und geht als PDF per Mail hinaus.
Der richtige Steuerfall, je Position
- UID über VIES geprüft
- Steuerfall je Position
- Prüfregeln vor der Freigabe
- Rechnung fertig zum Buchen
Trudea prüft die UID des Kunden über VIES und setzt den Steuerfall je Position: Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge. Eine Rechnung wird nie automatisch freigegeben. Mit Aria ist sie danach ohne Medienbruch gebucht, sonst geht sie als Export nach BMD oder DATEV.
Ein Liefertermin, der hält
- Position im Angebot
- Verfügbarkeit aus Livara
- Termin aus Ferrea
- Montagekapazität aus Iblee
Im Angebot siehst du live, was im Lager liegt, wann Ferrea fertigen kann und ob die Montage Zeit hat. So sagst du einen Termin zu, den das Haus auch halten kann. (Advanced)
Vom Gespräch zum Angebotsentwurf
- Termin über den Kalender gebucht
- Gespräch transkribiert
- KI fasst zusammen
- Entwurf, du gibst frei
Kunden buchen Termine direkt in deinem Google- oder Outlook-Kalender, mit Meet- oder Teams-Link. Das Transkript importierst du oder lässt es aufnehmen. Die KI fasst zusammen und erstellt einen Angebotsentwurf, den du prüfst und freigibst. (Advanced)
Aus der Praxis
Was bei anderen schiefgeht
Fünf Fallen, die wir aus der Praxis kennen, und wo Trudea sie abfängt.
In der Praxis
Ein Angebot geht mit falschem Steuerfall an einen EU-Kunden, weil die UID nie geprüft wurde.
Wo Trudea sie abfängt
Trudea prüft über VIES und setzt den Steuerfall je Position.
In der Praxis
Ein Liefertermin wird zugesagt, ohne ins Lager oder in die Fertigung zu schauen.
Wo Trudea sie abfängt
Trudea zeigt Verfügbarkeit und Liefertermin live aus Livara und Ferrea.
In der Praxis
Anfragen versanden in einem persönlichen Postfach.
Wo Trudea sie abfängt
Trudea sammelt Anfragen aus Formular und verbundenem Postfach an einem Ort.
In der Praxis
Eine Leistung ist erbracht, wird aber nie verrechnet.
Wo Trudea sie abfängt
Stunden aus Iblee und Einsätze aus Velia laufen in die Fakturierung.
In der Praxis
Derselbe Kunde existiert dreimal, und offene Posten und Mahnungen verteilen sich auf drei Konten.
Wo Trudea sie abfängt
Trudea erkennt Dubletten.
Warum besser
Was Trudea anders macht
Steuerlich korrekt
Angebot und Rechnung sind steuerlich korrekt: Steuerfall aus der Steuerlogik der Suite, VIES und Prüfregeln.
Ohne Medienbruch
Rechnungen gehen ohne Medienbruch in die Buchhaltung.
Kein CRM-Silo
Liefertermin und Verfügbarkeit kommen live aus Lager und Fertigung.
KI mit Grenzen
Was unsere KI nie tut
Sie entscheidet nicht über Geld, Steuer, Rechte oder Personal.
Eine Zahlung, ein Steuerfall, eine Berechtigung oder eine Personalentscheidung hat Folgen, für die ein Mensch geradesteht. Die KI liest aus, prüft und schlägt vor, freigeben musst du.
Sie versendet nie selbstständig.
Angebot und Antwort bereitet die KI vor, hinaus gehen sie erst, wenn ein Mensch bestätigt.
Sie gibt keine Rechnung frei.
Rechnungen werden nie automatisch freigegeben. Die Prüfregeln laufen vorher, die Freigabe macht ein Mensch.
Sie handelt nicht ohne Protokoll.
Jede KI-Aktion wird festgehalten: wer, was, warum und mit welchen Daten. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist, auch bei einer Prüfung und mit Blick auf den EU AI Act.
Sie sieht nicht mehr als du.
Der Assistent arbeitet mit deinen Rechten. Was du in der Oberfläche nicht sehen darfst, sieht er auch nicht.
Sie lernt nicht mit deinen Daten für andere.
Für die KI-Funktionen setzen wir Modelle von Mistral AI aus Paris ein, verarbeitet in der EU und ohne Training mit deinen Daten. Die KI lässt sich je Gesellschaft abschalten.
Was sie in Trudea tut
Anfrageagent
Von der ersten Mail bis zum Angebotsentwurf: Anfrage erkennen, Kunde zuordnen oder anlegen, Bedarf zusammenfassen, Verfügbarkeit und Kapazität prüfen, Angebot entwerfen.
Im Verbund
Was Trudea mit den anderen kann
Trudea funktioniert für sich allein. Kommen weitere Produkte der Suite dazu, passiert das hier automatisch, ohne dass jemand etwas zweimal eintippt.
Aria Finance & Controlling
Freigegebene Rechnungen werden mit Steuerfall je Position gebucht. Zahlstatus, offene Posten und Mahnstufe stehen am Kunden.
Livara Warenwirtschaft & Einkauf
Ein Auftrag reserviert die Ware und erzeugt den Lieferschein. Zurück kommen Verfügbarkeit und Einstandspreis.
Iblee Projekte & Ressourcen
Aus dem Auftrag wird ein Projekt. Abrechenbare Stunden und Meilensteine kommen als Rechnungsentwurf zurück.
Ferrea Produktion
Aus dem Auftrag wird ein Fertigungsauftrag. Herstellkosten und machbarer Liefertermin kommen ins Angebot.
Velia Service & Support
Abrechenbare Einsätze und Wartungsverträge laufen in die Fakturierung.
Nalea Personal & HR
Provisionen gehen vertraulich in die Lohnvorbereitung.
Pakete und Preise
Drei Pakete, ein klarer Preis
Basic
Kunden, Angebote und Rechnungen an einem Ort.
49 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
bis 3 Benutzer, Self-Service-Benutzer kostenlos
- Kontakte und Unternehmen mit VIES-Prüfung und Dublettenerkennung
- Anfragen aus Webformular, verbundenem Postfach und von Hand an einem Ort
- Mail und Kalender mit Gmail und Outlook in beide Richtungen
- Pipeline als Kanban und Liste, KI-Zusammenfassung der Kundenhistorie
- Angebote mit Steuerfall, Versionen, Vorlagen, optionalen und alternativen Positionen
- Auftrag aus dem Angebot mit einem Klick
- Korrekte Rechnungen mit Prüfregeln, E-Rechnung ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface
- Mit Aria automatisch gebucht, sonst Export nach BMD oder DATEV
Advanced
Von der Anfrage bis zur Unterschrift, automatisiert.
199 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
bis 10 Benutzer, Self-Service-Benutzer kostenlos
- Mehrere Pipelines, automatisierter Sales Cycle mit Regeln je Phase
- Mail-Sequenzen mit Wartezeiten und Stopp bei Antwort
- Terminbuchung mit Google- oder Outlook-Kalender und Meet- oder Teams-Link
- Angebotsentwurf aus dem Gespräch, du gibst frei
- Angebotsportal: der Kunde wählt Optionen, nimmt an und unterschreibt online
- Live-Verfügbarkeit und Liefertermin im Angebot
- Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, wiederkehrende Abrechnung
- Newsletter mit Double-Opt-in und Abmeldelink
Enthält alles aus Basic.
Enterprise
Vertrieb für Teams und Gruppen, mit Forecast und Agenten.
299 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
Benutzer unbegrenzt, Self-Service-Benutzer kostenlos
- KI-Forecast mit Übergabe an die Finanzplanung in Aria
- Briefing vor Terminen und Recherche zu Unternehmen und Ansprechpartnern
- Anfrageagent: liest Mails, legt Anfrage oder Auftrag an, bereitet die Antwort vor
- KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an und bucht Termine (nach Verbrauch)
- Vertragsmanagement mit Fristen und VPI-Indexanpassung
- Produktkonfigurator mit Regeln und Preisfindung, Freigabe für Rabatte
- Kundengesundheit aus Tickets, Zahlverhalten und Projektstatus
- Sales-Cockpit mit Analyse verlorener Verkaufschancen
Enthält alles aus Advanced.
Gründungskunden
Für unsere ersten 10 Kunden.
Du zahlst einmal das Setup, danach sind die ersten 3 Monate kostenlos und jederzeit kündbar. Passt es nicht, ist dein Risiko das Setup, sonst nichts. Danach zahlst du monatlich oder jährlich im Voraus, dann sind 2 Monate gratis. Den Einführungspreis behältst du dauerhaft.
Du gestaltest die Suite mit.
Als Gründungskunde hast du einen direkten Draht zu Manuel Hutter. Was dir fehlt, bauen wir als Funktion in die Suite, für dich und alle, die nach dir kommen. Gemeldete Fehler beheben wir bevorzugt.
Was wir uns wünschen
Ehrliches Feedback und, wenn du zufrieden bist, eine Bewertung, die wir veröffentlichen dürfen.
Warum nur 10?
Gründungskunden richten wir persönlich ein. Mehr schaffen wir in dieser Qualität nicht gleichzeitig.
Setup einmal je Kunde
Nicht je Produkt, sondern einmal, gestaffelt nach dem höchsten gebuchten Paket: Basic 490 €, Advanced 1 490 €, Enterprise 2 990 € netto. Enthalten sind Server, Datenbank, Einrichtungsassistent und Datenimport.
Einführungspreis
Die Suite wächst noch. Wer jetzt einsteigt, zahlt den Einführungspreis und behält ihn, auch wenn der reguläre Preis kommt.
Self-Service-Benutzer (Stempeln, Urlaub, eigene Dokumente, Belegfoto) zählen nicht in die Benutzergrenze von Trudea und kosten nichts.
Nach Verbrauch
Dienste mit Fremdkosten rechnen wir nach Verbrauch ab, zum Einkaufspreis des Anbieters zuzüglich 20 %.
Live-Bankanbindung, E-Rechnungsversand über Peppol, SMS, WhatsApp, KI-Telefonassistent, Qualifizierte elektronische Signatur (QES), Jobbörsen-Multiposting
Noch nicht festgelegt
- KI-Kontingent je Paket und Zukauf: legen wir vor dem ersten Vertrag mit dir gemeinsam fest.
Im Preis enthalten
Was in der Box steckt
Klick auf die Box.
Trudea im gewählten Paket
Monatlich je Gesellschaft. Self-Service-Benutzer (Stempeln, Urlaub, eigene Dokumente, Belegfoto) sind kostenlos.
Einrichtung mit dem Einrichtungsassistenten
Zugeschnitten auf dein Geschäftsmodell: welche Funktionen du siehst und wie die Dinge heißen.
Datenimport
Deine bestehenden Daten kommen mit, statt neu abgetippt zu werden.
Persönlicher Startplan „Deine ersten 30 Tage mit Trudea“
Schritt für Schritt neben der Software, am zweiten Bildschirm oder am Handy. Erledigte Schritte hakt er selbst ab.
Ratgeber zum Change-Management
Wie du neue Software im Team so einführst, dass sie auch genutzt wird.
- Startplan und Ratgeber entstehen gerade und sind im Preis enthalten.
Alle Funktionen
Jede Funktion, jedes Paket
Alle Funktionen vergleichen
| Funktion | Basic | Advanced | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Ab Basic | |||
| Kontakte & Unternehmen (VIES-Prüfung, Kundennummer), Dublettenerkennung, Firmendaten-Vorschlag aus VIES und Website | |||
| Anfrageneingang nach Quelle: Webformular-Snippet, verbundenes Postfach, manuell | |||
| Mail- und Kalender-Synchronisation mit Gmail und Outlook (beide Richtungen), Mails automatisch am Kontakt | |||
| Eine Pipeline als Kanban und Liste | |||
| Aktivitäten: Notizen, Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine, Historie, KI-Zusammenfassung der Kundenhistorie | |||
| Artikel & Leistungen mit VKP | |||
| Angebote mit Steuerfall aus der gemeinsamen Steuerlogik der Suite, PDF, Versionen, Vorlagen, optionale und alternative Positionen | |||
| Auftrag aus Angebot mit einem Klick, Verträge als Datei | |||
| Korrekte Rechnungen mit Prüfregeln, nie automatische Freigabe; mit Aria automatisch gebucht, sonst Export BMD/DATEV | |||
| E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung, ebInterface) | |||
| Versand von Angebot und Rechnung per Mail | |||
| Ab Advanced | |||
| Mehrere Pipelines | |||
| Automatisierter Sales Cycle mit Regeln je Phase (Flows) | |||
| Mail-Sequenzen mit Wartezeiten, Stopp bei Antwort; Öffnungs- und Klickverfolgung | |||
| Terminbuchung mit Google-/Outlook-Kalender und Meet-/Teams-Link | |||
| Setting → Angebot: Transkript importieren oder aufnehmen lassen (nach Verbrauch), KI fasst zusammen und erstellt Angebotsentwurf, Mensch gibt frei | |||
| KI-Anfrageklassifizierung mit Antwortvorschlag | |||
| KI-Lead-Scoring und Abschlusswahrscheinlichkeit je Verkaufschance, „nächster Schritt“-Vorschlag | |||
| Angebotsportal: Kunde sieht das Angebot online, wählt Optionen, nimmt an und unterschreibt; Hinweis an den Vertrieb, wenn er es öffnet | |||
| Wiederkehrende Abrechnung, Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen | |||
| Preislogik: Kundenpreise, Preislisten, Staffeln, Rabatte | |||
| Live-Verfügbarkeit und Liefertermin im Angebot (Livara, Ferrea), Montagekapazität (Iblee) | |||
| Provisionen je Vertriebler | |||
| Shop-Bestellungen als Aufträge (Shopify, WooCommerce, Shopware) | |||
| Zahlstatus und Mahnstufe am Kunden (aus Aria) | |||
| Newsletter und Kampagnen mit Double-Opt-in und Abmeldelink (DSGVO) | |||
| Ab Enterprise | |||
| KI-Forecast mit Abschlusswahrscheinlichkeit, Übergabe an die Finanzplanung in Aria | |||
| KI-Vertriebsassistent: Briefing vor Terminen, nächster Schritt, Recherche-Agent zu Unternehmen und Ansprechpartnern | |||
| Anfrageagent: liest eingehende Mails, legt Anfrage oder Auftrag an, prüft Verfügbarkeit, bereitet Antwort vor – Mensch bestätigt | |||
| KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, qualifiziert, legt Anfrage an oder bucht Termin (nach Verbrauch) | |||
| Vertragsmanagement: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerung, VPI-Indexanpassung | |||
| Produktkonfigurator / CPQ mit Regeln und Preisfindung | |||
| Freigabe-Workflows (Rabatt, Angebotshöhe) | |||
| Teams & Gebiete | |||
| Gruppenweiter Kundenstamm, Intercompany-Kennzeichen | |||
| Kundenportal | |||
| Kundengesundheit aus Tickets (Velia), Zahlverhalten (Aria), Projektstatus (Iblee) mit Abwanderungs- und Ausbausignal | |||
| Sales-Cockpit: Conversion je Phase und Quelle, Umsatz je Quelle, KI-Analysen, Analyse verlorener Verkaufschancen | |||
| Höheres KI-Kontingent | |||
Sicherheit
Deine Daten bleiben deine
Eigener Server in der EU
Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Server, keine geteilte Datenbank mit anderen Firmen.
Tägliche Sicherung, extern
Deine Daten werden jeden Tag gesichert, an einem zweiten Ort in der EU.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Neben dem Passwort ein zweiter Faktor, für jeden Benutzer.
Rollen und Rechte
Jeder sieht und tut nur, was zu seiner Rolle passt, je Produkt.
Protokoll jeder KI-Aktion
Wer, was, warum, welche Daten: nachvollziehbar und prüfbar.
FAQ
Häufige Fragen
Passt Trudea zu dir?
Neun Fragen, und du siehst sofort, was passt, was es kostet und was du nicht brauchst. Danach reden wir, wenn du willst.