Service & Support
Firefly Velia
Jede Störung ein Ticket, jeder Einsatz verrechnet.
Das Problem
Störungsmeldungen kommen per Mail, Telefon und Zuruf, und der Einsatzbericht wird abends aus dem Gedächtnis geschrieben. Was verbaut wurde und ob der Einsatz verrechnet ist, weiß am Ende niemand genau.
So läuft es
Was sich mit Velia ändert
Vom Postfach zum Ticket
- Mail oder Webformular
- Ticket beim richtigen Kunden
- KI-Antwortentwurf
- Antwort aus Velia
Tickets kommen aus dem verbundenen Postfach, dem Webformular oder von Hand und hängen am richtigen Kunden. Du arbeitest in Liste oder Kanban, mit Status, Priorität und internen Notizen. Die KI entwirft die Antwort und fasst lange Verläufe zusammen.
Der Einsatzbericht am Handy
- Fotos mit der Kamera
- Sprachnotiz wird zum Bericht
- Unterschrift des Kunden
- Zeit in den Stundenzettel
Der Techniker macht Fotos direkt mit der Kamera, spricht eine Sprachnotiz, aus der der Bericht wird, und lässt den Kunden unterschreiben. Die Zeit landet im Stundenzettel in Nalea und ist über Trudea abrechenbar.
Wartung, die sich selbst einplant
- Anlage beim Kunden
- Wartungsvertrag mit Fälligkeit
- Einsatz eingeplant
- Wiederkehrende Abrechnung
Anlagen beim Kunden führen Seriennummer und Wartungshistorie. Wartungsverträge planen die Einsätze automatisch ein und rechnen wiederkehrend über Trudea ab. Mit dem QR-Code an der Anlage meldet der Kunde eine Störung selbst. (Advanced)
Disposition mit Karte
- Plantafel mit Karte
- Route und Fahrzeit
- Verfügbarkeit aus Nalea und Iblee
- Kunde wird informiert
Die Plantafel zeigt Einsätze auf der Karte, mit Route und Fahrzeit. Die Verfügbarkeit der Techniker kommt aus Nalea und Iblee. Der Kunde bekommt Termin, Hinweis „Techniker unterwegs“ und Bericht per Mail. (Advanced)
Aus der Praxis
Was bei anderen schiefgeht
Fünf Fallen, die wir aus der Praxis kennen, und wo Velia sie abfängt.
In der Praxis
Ein Einsatz ist erledigt, wird aber nie verrechnet.
Wo Velia sie abfängt
Einsätze gehen zur Abrechnung an Trudea.
In der Praxis
Eine Kundenanfrage liegt im privaten Postfach eines Technikers.
Wo Velia sie abfängt
Tickets aus verbundenem Postfach und Webformular.
In der Praxis
Ein Wartungstermin wird vergessen, bis die Anlage beim Kunden ausfällt.
Wo Velia sie abfängt
Wartungsverträge mit Fälligkeit.
In der Praxis
Der Einsatzbericht wird abends aus dem Gedächtnis geschrieben.
Wo Velia sie abfängt
Bericht am Handy mit Fotos, Unterschrift und Sprachnotiz.
In der Praxis
Material wird verbaut, aber nicht erfasst.
Wo Velia sie abfängt
Ersatzteilverbrauch an Livara.
Warum besser
Was Velia anders macht
Helpdesk und Außendienst in einem
Das Ticket aus dem Postfach wird zum Einsatz, der Bericht zur Rechnung.
Ohne Doppelerfassung
Material, Zeiten, Abrechnung und Buchung laufen ohne Doppelerfassung durch die Suite.
Die Anlage kennt ihre Geschichte
Jede Störung, jede Wartung, jedes verbaute Teil an einer Stelle.
KI mit Grenzen
Was unsere KI nie tut
Sie entscheidet nicht über Geld, Steuer, Rechte oder Personal.
Eine Zahlung, ein Steuerfall, eine Berechtigung oder eine Personalentscheidung hat Folgen, für die ein Mensch geradesteht. Die KI liest aus, prüft und schlägt vor, freigeben musst du.
Sie antwortet deinen Kunden nicht ungefragt.
Die KI entwirft Antworten, abgeschickt werden sie aus Velia von einem Menschen.
Sie handelt nicht ohne Protokoll.
Jede KI-Aktion wird festgehalten: wer, was, warum und mit welchen Daten. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist, auch bei einer Prüfung und mit Blick auf den EU AI Act.
Sie sieht nicht mehr als du.
Der Assistent arbeitet mit deinen Rechten. Was du in der Oberfläche nicht sehen darfst, sieht er auch nicht.
Sie lernt nicht mit deinen Daten für andere.
Für die KI-Funktionen setzen wir Modelle von Mistral AI aus Paris ein, verarbeitet in der EU und ohne Training mit deinen Daten. Die KI lässt sich je Gesellschaft abschalten.
Was sie in Velia tut
Supportagent
Liest jedes Ticket, ordnet zu, priorisiert, entwirft die Antwort aus dem Wissen und der Kundenhistorie und schlägt Termin und Techniker vor.
Im Verbund
Was Velia mit den anderen kann
Velia funktioniert für sich allein. Kommen weitere Produkte der Suite dazu, passiert das hier automatisch, ohne dass jemand etwas zweimal eintippt.
Trudea Vertrieb & CRM
Abrechenbare Einsätze und Wartungsverträge laufen in die Fakturierung. Kundenhistorie mit Verträgen und offenen Rechnungen am Ticket.
Livara Warenwirtschaft & Einkauf
Ersatzteilverbrauch bucht das Fahrzeuglager ab, mit Nachfüllvorschlag.
Nalea Personal & HR
Einsatzzeiten kommen in den Stundenzettel, Abwesenheiten in die Disposition.
Iblee Projekte & Ressourcen
Techniker-Verfügbarkeit und Einsatzzeiten stimmen zwischen Service und Projekt überein.
Aria Finance & Controlling
Service-Kosten und Gewährleistungsrückstellung als Buchung, offene Rechnungen am Kunden.
Am Handy
Wo gearbeitet wird, nicht nur am Schreibtisch
Einsatzbericht
Fotos, Sprachnotiz und Unterschrift des Kunden direkt am Handy.
Techniker-App
Tagesplan, Navigation, Bericht und Material aus dem Fahrzeuglager, auch offline. (Advanced)
Pakete und Preise
Drei Pakete, ein klarer Preis
Basic
Tickets und Einsatzberichte statt Mailpostfach.
49 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
bis 5 Agents, Self-Service-Benutzer kostenlos
- Tickets aus verbundenem Postfach, Webformular und von Hand
- Liste und Kanban mit Status, Priorität und internen Notizen
- Antworten mit Textbausteinen, KI-Antwortentwurf und Zusammenfassung
- Kundenhistorie, mit Trudea inklusive Verträgen und offenen Rechnungen
- Interne Wissensdatenbank, die KI schlägt Artikel aus gelösten Tickets vor
- Zeit am Ticket, abrechenbar über Trudea, im Stundenzettel in Nalea
- Einsatzbericht am Handy mit Fotos, Unterschrift und Sprachnotiz
- Kundenzufriedenheit nach Abschluss mit einem Klick
Advanced
SLAs, Außendienst und Wartungsverträge, planbar.
199 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
bis 15 Agents, Self-Service-Benutzer kostenlos
- SLAs und Eskalation
- Kundenportal: Tickets einsehen und anlegen, Berichte herunterladen
- Chat-Widget für die Website, WhatsApp (nach Verbrauch)
- Plantafel mit Karte, Routen und Fahrzeit
- Techniker-App, offline-fähig
- Anlagen mit Wartungshistorie und QR-Code zum Melden
- Wartungsverträge mit automatischer Einplanung und Abrechnung
- KI ordnet Tickets ein, priorisiert und weist zu
Enthält alles aus Basic.
Enterprise
Service, der vorausdenkt und seine Profitabilität kennt.
299 €/ Monat je Gesellschaft
netto, Einführungspreis
Agents unbegrenzt, Self-Service-Benutzer kostenlos
- KI-Telefonassistent nimmt Störungen an und schlägt Termine vor (nach Verbrauch)
- KI-Disposition nach Qualifikation, Fahrzeit, Material und SLA
- Vorausschauende Wartung aus der Störungshistorie
- Teams, Standorte und Bereitschaft
- KI-Qualitätsprüfung der Antworten
- Service-Profitabilität und Gewährleistungsrückstellung in Aria
- Abwanderungssignal an Trudea
- Service-Cockpit
Enthält alles aus Advanced.
Gründungskunden
Für unsere ersten 10 Kunden.
Du zahlst einmal das Setup, danach sind die ersten 3 Monate kostenlos und jederzeit kündbar. Passt es nicht, ist dein Risiko das Setup, sonst nichts. Danach zahlst du monatlich oder jährlich im Voraus, dann sind 2 Monate gratis. Den Einführungspreis behältst du dauerhaft.
Du gestaltest die Suite mit.
Als Gründungskunde hast du einen direkten Draht zu Manuel Hutter. Was dir fehlt, bauen wir als Funktion in die Suite, für dich und alle, die nach dir kommen. Gemeldete Fehler beheben wir bevorzugt.
Was wir uns wünschen
Ehrliches Feedback und, wenn du zufrieden bist, eine Bewertung, die wir veröffentlichen dürfen.
Warum nur 10?
Gründungskunden richten wir persönlich ein. Mehr schaffen wir in dieser Qualität nicht gleichzeitig.
Setup einmal je Kunde
Nicht je Produkt, sondern einmal, gestaffelt nach dem höchsten gebuchten Paket: Basic 490 €, Advanced 1 490 €, Enterprise 2 990 € netto. Enthalten sind Server, Datenbank, Einrichtungsassistent und Datenimport.
Einführungspreis
Die Suite wächst noch. Wer jetzt einsteigt, zahlt den Einführungspreis und behält ihn, auch wenn der reguläre Preis kommt.
Self-Service-Benutzer (Stempeln, Urlaub, eigene Dokumente, Belegfoto) zählen nicht in die Benutzergrenze von Velia und kosten nichts.
Nach Verbrauch
Dienste mit Fremdkosten rechnen wir nach Verbrauch ab, zum Einkaufspreis des Anbieters zuzüglich 20 %.
Live-Bankanbindung, E-Rechnungsversand über Peppol, SMS, WhatsApp, KI-Telefonassistent, Qualifizierte elektronische Signatur (QES), Jobbörsen-Multiposting
Noch nicht festgelegt
- KI-Kontingent je Paket und Zukauf: legen wir vor dem ersten Vertrag mit dir gemeinsam fest.
Im Preis enthalten
Was in der Box steckt
Klick auf die Box.
Velia im gewählten Paket
Monatlich je Gesellschaft. Self-Service-Benutzer (Stempeln, Urlaub, eigene Dokumente, Belegfoto) sind kostenlos.
Einrichtung mit dem Einrichtungsassistenten
Zugeschnitten auf dein Geschäftsmodell: welche Funktionen du siehst und wie die Dinge heißen.
Datenimport
Deine bestehenden Daten kommen mit, statt neu abgetippt zu werden.
Persönlicher Startplan „Deine ersten 30 Tage mit Velia“
Schritt für Schritt neben der Software, am zweiten Bildschirm oder am Handy. Erledigte Schritte hakt er selbst ab.
Ratgeber zum Change-Management
Wie du neue Software im Team so einführst, dass sie auch genutzt wird.
- Startplan und Ratgeber entstehen gerade und sind im Preis enthalten.
Alle Funktionen
Jede Funktion, jedes Paket
Alle Funktionen vergleichen
| Funktion | Basic | Advanced | Enterprise |
|---|---|---|---|
| Ab Basic | |||
| Ticketeingang über verbundenes Postfach, Webformular, manuell; Zuordnung zum Kunden | |||
| Tickets als Liste und Kanban, Status, Priorität, Zuständigkeit, interne Notizen | |||
| Antworten aus Velia mit Textbausteinen, KI-Antwortentwurf und Zusammenfassung langer Verläufe | |||
| Kundenhistorie, mit Trudea inkl. Verträge und offene Rechnungen | |||
| Interne Wissensdatenbank, KI schlägt Artikel aus gelösten Tickets vor | |||
| Zeit am Ticket, abrechenbar über Trudea oder als Einsatzbericht, Zeiten im Stundenzettel (Nalea) | |||
| Einsatzbericht am Handy mit Fotos (Kamera direkt), Kundenunterschrift, Sprachnotiz wird zum Bericht | |||
| Kundenzufriedenheit nach Abschluss (eine Frage, ein Klick) | |||
| Ab Advanced | |||
| SLAs und Eskalation | |||
| Kundenportal, Tickets einsehen und anlegen, Berichte herunterladen | |||
| Chat-Widget für die Website, WhatsApp (nach Verbrauch) | |||
| Außendienst-Disposition: Plantafel mit Karte, Routen und Fahrzeit (OpenStreetMap), Verfügbarkeit aus Iblee und Nalea | |||
| Techniker-App offline-fähig: Tagesplan, Navigation, Bericht, Material aus dem Fahrzeuglager | |||
| Kunde wird informiert: Termin, Techniker unterwegs, Bericht (Mail; SMS (nach Verbrauch)) | |||
| Anlagen beim Kunden mit Seriennummer und Wartungshistorie, QR-Code an der Anlage: Kunde scannt und meldet Störung | |||
| Wartungsverträge mit automatischer Einplanung und wiederkehrender Abrechnung über Trudea | |||
| Ersatzteilverbrauch an Livara | |||
| KI im Ticket: Klassifizierung, Priorität, Zuweisung, Antwortentwurf, Zusammenfassung | |||
| Automatisierungen (Flows) | |||
| Ab Enterprise | |||
| KI-Telefonassistent nimmt Störungsmeldungen an, legt Ticket an, schlägt Termin vor (nach Verbrauch) | |||
| KI-Disposition: optimiert Tagespläne nach Qualifikation, Fahrzeit, Material im Fahrzeug, SLA; Notfälle werden eingeschoben und der Rest umgeplant | |||
| Vorausschauende Wartung aus Störungshistorie (später Maschinendaten) | |||
| Teams, Standorte, Bereitschaft | |||
| KI-Qualitätsprüfung der Antworten (Ton, Vollständigkeit, Richtlinien) | |||
| Service-Profitabilität in die KORE von Aria | |||
| Gewährleistungsrückstellung mit Buchungsvorschlag an Aria | |||
| Kundenzufriedenheit, Abwanderungssignal an Trudea | |||
| Service-Cockpit | |||
| Höheres KI-Kontingent | |||
Sicherheit
Deine Daten bleiben deine
Eigener Server in der EU
Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Server, keine geteilte Datenbank mit anderen Firmen.
Tägliche Sicherung, extern
Deine Daten werden jeden Tag gesichert, an einem zweiten Ort in der EU.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Neben dem Passwort ein zweiter Faktor, für jeden Benutzer.
Rollen und Rechte
Jeder sieht und tut nur, was zu seiner Rolle passt, je Produkt.
Protokoll jeder KI-Aktion
Wer, was, warum, welche Daten: nachvollziehbar und prüfbar.
FAQ
Häufige Fragen
Passt Velia zu dir?
Neun Fragen, und du siehst sofort, was passt, was es kostet und was du nicht brauchst. Danach reden wir, wenn du willst.